Kategorie
Program dla kancelarii

3 rzeczy, których powinieneś wymagać od dostawcy programu do obsługi kancelarii

Wybierając program dla kancelarii prawnej musisz rozważyć wiele kwestii. Dla każdego kluczowe mogą być różne funkcje czy cechy programu. Są jednak 3 rzeczy, których bezwzględnie musisz wymagać od dostawcy oprogramowania dla Twojej kancelarii.

Omawiam je w niniejszym wpisie.

Informacja o cenie

Informacja o cenie powinna być dostępna na stronie internetowej. Wydawać by się mogło, że to oczywiste, iż aby kupić oprogramowanie, najpierw musisz wiedzieć, ile ono kosztuje. Jeśli na stronie nie ma ceny, może to świadczyć o tym, że dostawca oprogramowania nie ma zaufania do własnego produktu i opiera się na podejściu opartym na tzw. „twardej sprzedaży”, czyli stosowaniu perswazji mającej na celu przekonanie Cię, że jest warta swojej ceny.

Cena programu powinna być dostępna na stronie internetowej i być łatwa do zrozumienia. Jeżeli musisz umówić się na prezentację bądź na rozmowę ze sprzedawcą, by poznać cenę oprogramowania – powinna zapalić Ci się czerwona lampka. Producent oprogramowania, który jest pewny swojego produktu, nie robi z ceny tajemnicy.

Powodem, dla którego niektóre podmioty ukrywają ceny, są rabaty ilościowe (niższe ceny przy zakupie większej liczby licencji). Jeżeli producent programu dla kancelarii oferuje takie rabaty, zastanów się, czy tak samo będzie traktował małego klienta, jak dużego. Zastanów się nad tym podwójnie zwłaszcza jeśli prowadzisz małą kancelarię.

Darmowy okres próbny


Nigdy nie wiesz na pewno, czy nawet najlepsze oprogramowanie będzie odpowiednie do Twoich potrzeb. Musisz mieć możliwość przetestowania programu, zanim podejmiesz decyzję o zakupie.

Możliwość przetestowania programu powinna być oczywiście darmowa i maksymalnie prosta – ściągasz demo (jeśli program wymaga zainstalowania) lub rejestrujesz się na stronie i zaczynasz korzystać (jeśli to aplikacja on-line).

Okres próbny powinien być na tyle długi, być mógł dobrze zaznajomić się z funkcjonalnościami aplikacji. Za minimum uznać należy 14 dni, choć optymalnie byłoby móc przetestować program przez miesiąc, a więc pełny okres rozliczeniowy (zwłaszcza, gdy oferuje on funkcje automatyzujące prace w określonych odstępach – np. automatyczne wystawienia faktur raz w miesiącu).

Możliwość zabrania swoich danych.

Być może nigdy nie będziesz korzystał z tej opcji, ale powinieneś mieć gwarancję, że jeśli tylko będziesz chciał zabrać swoje dane – bez problemu będziesz mógł je wyeksportować w jednym z powszechnie używanych formatów.

Opcja ta okaże się szczególnie przydatna, gdy będziesz kiedyś chciał zmienić program dla kancelarii. Brak opcji eksportu danych powoduje, że jesteś skazany na dostawcę swojego oprogramowania, albo też – chcąc rozpocząć korzystanie z programu innego dostawcy – musisz zaczynać od pustej bazy danych lub ręcznie przenosić dane.

O możliwość eksportu danych warto zadbać już na początku.

Kategorie
Program dla kancelarii

Program dla kancelarii – jak wybrać najlepszy?

Na rynku dostępnych jest coraz więcej programów wspomagających zarządzanie kancelarią prawną. Jaki program dla kancelarii wybrać? Który jest najlepszy? Czym się kierować? Na co zwrócić szczególną uwagę?

Co to znaczy najlepszy program dla kancelarii?

Już na wstępie trzeba sobie zadać pytanie, co to znaczy „najlepszy” w odniesieniu do programu komputerowego? Czy najlepszy będzie program, który będzie miał najwięcej funkcji? Czy też bardziej istotne są inne kwestie – a jeśli tak, to jakie?

Duża ilość funkcji najczęściej wiąże się z tym, że obsługa programu wymaga przynajmniej pobieżnego zapoznania się z tymi funkcjami. Im jest ich więcej – tym więcej czasu i energii trzeba poświęcić, by na tyle poznać program, aby móc z niego efektywnie korzystać. Zaawansowane funkcje mogą paradoksalnie stanowić zbyt dużą barierę wejścia, dyskwalifikującą już na starcie dany program.

Duża liczba funkcji nie zawsze zatem będzie zaletą programu. Będzie tak zwłaszcza wówczas, gdy specyfika pracy danej kancelarii powoduje, że większość tych zaawansowanych funkcji nie będzie na co dzień wykorzystywana.

Przykładowo: w jednoosobowej kancelarii, zupełnie niewykorzystane będą funkcjonalności wspierające pracę zespołową. Również zaawansowane funkcje analityczne, pozwalające określać np. efektywność pracy zatrudnianych prawników, przychody z pracy prawnika, zysk z pracy prawnika, itp. mogą okazać się bezużyteczne.

Najlepszy = najbardziej dostosowany

Decydując się na konkretny program do obsługi kancelarii nie można tracić z pola widzenia zasadniczego powodu, dla którego po ten program sięgamy. Ma on nam ułatwiać pracę. Siłą rzeczy korzystanie z jakiegokolwiek programu będzie wymagało poświęcenia czasu na wprowadzanie danych do programu. Najlepszy nawet program potrzebuje bowiem danych, na których wykonywane są operacje. Nie może być jednak tak, że obsługa programu i związana z nią konieczność rejestrowania określonych danych w programie jest zbyt czasochłonna.

Istotne jest w związku z tym, by funkcjonowanie programu odzwierciedlało rzeczywiste procesu funkcjonujące w kancelarii. Przykładowo procesem jest przyjęcie nowej sprawy. Na ten proces składa się określona interakcja z klientem, ustalenie czy nie zachodzą przeszkody do świadczenia pomocy prawnej (np. konflikt interesów), ustalenie warunków współpracy, podpisanie odpowiednich dokumentów, itd. Program do obsługi kancelarii powinien odzwierciedlać ten proces. Zarejestrowanie nowej sprawy w systemie powinno współgrać z czynnościami, które i tak są wykonywana przy przyjmowaniu sprawy. Nie może być przykładowo tak, że zarejestrowanie sprawy w programie wymusza wypełnienie kilku czy kilkunastu pól z informacjami, których zwykle od klienta nie wymagamy (np. podania PESEL-u, adresu e-mail, itd.). Program musi ułatwiać pracę, a nie ją komplikować. Jego obsługa musi być prosta.

Przyjęcie sprawy to tylko jeden z procesów, które występują praktycznie w każdej kancelarii. Inne procesy to np.: obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej, komunikacja z klientem, komunikacja wewnętrzna pomiędzy pracownikami kancelarii, itd. Przed podjęciem decyzji o wyborze programu trzeba te procesy przeanalizować.

Sprawdź sam, zanim podejmiesz decyzję

Skoro najlepszy program do obsługi kancelarii to taki program, który najlepiej odzwierciedla procesu funkcjonujące w Twojej kancelarii, nie ma tak naprawdę lepszego sposobu na przekonanie się, który program będzie dla Ciebie najlepszy, jak osobiste przetestowanie wybranego systemu.

Będzie to wymagało poświęcenia czasu, zwłaszcza jeśli będziesz chciał przetestować kilka programów. Niewątpliwie powinieneś to zrobić – choćby po to, by mieć porównanie. Warto poświęcić poświęcić ten czas, zanim zdecydujesz się na wdrożenie konkretnego programu do Twojej kancelarii. Na pewno jest to lepsze rozwiązanie niż zbyt pochopny wybór oprogramowanie i następnie dojście do przekonania, że to jednak nie to.

Testując program do zarządzania kancelarią pod kątem jego dostosowania do procesów funkcjonujących w Twojej kancelarii, zwróć uwagę na to, czy obsługa programu jest intuicyjna. Wielu producentów oprogramowania do zarządzania kancelarią oferuje szkolenia instruktażowe. Czasami nawet nie udostępnia wersji demo bez wcześniejszej prezentacji systemu. Rozważ jednak najpierw samodzielne przetestowanie danego programu, właśnie po to, by się przekonać, czy jego obsługa jest intuicyjna.

Jeżeli dany program dobrze odzwierciedla procesy funkcjonujące w Twojej kancelarii – nie powinieneś mieć żadnych problemów z jego obsługą. Z drugiej strony – jeżeli program jest tak skomplikowany, że nawet jego producent nie wierzy w to, że sobie z nim poradzisz bez wcześniejszej prezentacji – to też może to dawać do myślenia.

Program musi być prosty w obsłudze. Jeśli nie będzie – prędzej czy później przestaniesz z niego korzystać. Będziesz czuł, że Cię ogranicza i spowalnia i dasz sobie spokój. A nie o to przecież chodzi.

Czy istnieje idealny program dla kancelarii?

Może się zdarzyć (i w wielu wypadkach na pewno tak będzie), że po przetestowaniu kilku programów do obsługi kancelarii, dojdziemy do wniosku, że niektóre procesy funkcjonujące w naszej kancelarii najlepiej odzwierciedla program X, inne – program Y, a jeszcze inne – program Z. Pojawi się myśl, że idealny program nie istnieje. Co zrobić w takim przypadku?

Jakkolwiek w pierwszej chwili najsensowniejszym rozwiązaniem wydaje się wybór tego systemu, który ma największym stopniu odzwierciedla przebieg procesów w naszej kancelarii, to nie jest to najlepsze rozwiązanie. Powinniśmy w takim wypadku raczej zastanowić się nad tym, który z procesów w naszej kancelarii sprawia nam największy problem i zdecydować się na rozwiązanie, które ten właśnie problem rozwiązuje. Najistotniejsza bowiem powinna być nie ogólna spójność w zakresie wszystkich procesów, ale spójność w obrębie procesów problematycznych, stanowiących najsłabsze ogniwo w naszej kancelarii.

Innym rozwiązaniem, w przypadku stwierdzenia, że idealny program do zarządzania kancelarią nie istnieje, jest stworzenie własnego oprogramowania. Jest to jednak wariant, na który będą mogły sobie pozwolić jedynie większe kancelarie, z uwagi na wysokie koszty takiego rozwiązania. Wdrożenie takiej dedykowanej aplikacji jest również czasochłonne oraz wymaga dużego osobistego zaangażowania w procesie powstawania oprogramowania.

Ale jakie procesy?

Często spotykam się z pewnego rodzaju zdziwieniem, gdy wspominam o procesach w kancelarii. Zwłaszcza osoby prowadzące małe lub jednoosobowe kancelarię nie bardzo wiedzą, o co mi chodzi z tymi procesami. Rzeczywiście tak jest, że do pewnego momentu można prowadzić kancelarię nie zastanawiając się nad procesami w zarządzaniu nią, płynąć z prądem i ogarniać wszystko we własnej głowie. Wraz z rozwojem kancelarii przestaje to być możliwe. Co więcej – nawet w jednoosobowych kancelariach warto kluczowe procesy zdefiniować, stworzyć na własne potrzeby określone procedury postępowania, ustandaryzować sposób wykonywania powtarzających się czynności.

Jeśli do tej pory takich procesów i procedur w kancelarii nie definiowaliśmy, to warto się nad tym zastanowić. W takim wypadku program do obsługi kancelarii może być nawet pomocny w ich zdefiniowaniu. Jeśli nie jesteśmy w 100% przekonani, jak te procesy powinny przebiegać, możemy zobaczyć jak to rozwiązano w jednym czy drugim programie. Rozwiązania proponowane przez producentów oprogramowania mogą stanowić dla nas inspirację i pomoc przy definiowaniu procesów, oczywiście pod warunkiem, że pozostają zgodne z naszą filozofią prowadzenia kancelarii i nie wymuszają wykonywania czynności, których z własnej woli byśmy nie wykonywali.

Gdy kancelaria się zmienia

Opierając wybór programu do zarządzania kancelarią na kryterium najlepszego dostosowania do procesów w naszej kancelarii musimy liczyć się z tym, że wraz z rozwojem kancelarii zmianie będą ulegały również zdefiniowane przez nas procesy. Czasami ta zmiana nie będzie nawet związana z rozwojem kancelarii. Może wynikać także np. z dokonywanej przez nas optymalizacji procesów. Z czasem może się okazać, że program, na który jakiś czas temu się zdecydowaliśmy, nie odzwierciedla już procesów w naszej kancelarii, a przynajmniej nie odzwierciedla ich w sposób optymalny. Może być również i tak, że funkcjonalności, które jeszcze jakiś czas temu były dla nas w sam raz, obecnie nie są już wystarczające.

W takiej sytuacji w pierwszej kolejności możemy zorientować się, czy producent naszego oprogramowania planuje jego rozwój w kierunku zbieżnym z naszymi oczekiwaniami. Im bardziej masowym produktem jest oprogramowanie, z którego korzystamy, tym szanse na uwzględnienie naszych sugestii przez producenta oprogramowania są mniejsze. Jest to zrozumiałe. Przed podjęciem decyzji o zmianie oprogramowania warto jednak zapytać.

W ostateczności jednak nie powinniśmy mieć większych oporów przed tym, by zdecydować się na zmianę oprogramowania, jeśli dojdziemy do przekonania, że inne rozwiązanie jest w danym momencie dla nas lepsze. Raz jeszcze: program ma nam pomagać, a nie nas ograniczać.

Nie zakładaj, że to wybór “na zawsze”

Decydując o wyborze programu dla kancelarii nie powinniśmy zakładać, że jest to wybór „na zawsze”. Po pierwsze dlatego, że może zmienić się nasza kancelaria i nasze oczekiwania; po drugie – dlatego, że na rynku może pojawić się rozwiązanie lepiej dostosowane do naszych potrzeb. Z tego też względu nie warto wiązać się zbyt długą umową z dostawcą oprogramowania (np. na kilka lat).

Zawsze też trzeba sobie zapewnić (i to już na etapie zawierania umowy z dostawcą oprogramowania) możliwość zabrania danych z programu, tak by ewentualna zmiana oprogramowania nie wiązała się z utratą danych. Każdy dostawca oprogramowania dla kancelarii powinien umożliwić bezpłatny eksport danych w jednym z powszechnie używanych formatów.

Najlepszy program dla kancelarii – podsumowanie

Reasumując:

  1. nie istnieje jeden, najlepszy dla wszystkich program dla kancelarii;
  2. dla każdego najlepszy będzie taki program do obsługi kancelarii, który będzie najbardziej dostosowany do procesów funkcjonujących w kancelarii;
  3. nie zawsze więcej opcji znaczy lepiej; program musi ułatwiać pracę, a nie ją komplikować – ego obsługa musi być prosta;
  4. przed dokonaniem wyboru oprogramowania osobiście przetestuj kilka programów;
  5. przetestuj oprogramowanie bez wcześniejszej szczegółowej prezentacji programu i oceń czy program jest intuicyjny w obsłudze;
  6. jeżeli żaden program nie spełnia w 100% Twoich oczekiwań, a nie możesz sobie pozwolić na stworzenie własnego – postaw na ten program, który rozwiązuje Twój największy problem;
  7. jeżeli jeszcze nie zdefiniowałeś procesów w swojej kancelarii – zrób to czym prędzej; 
  8. nie zakładaj, że wybierasz program „na zawsze” – bądź gotów zmienić go na inny, gdy przestanie być odpowiedni lub gdy pojawi się lepsza alternatywa; 
  9. wybierając progam dla kancelarii zadbaj o to, byś zawsze mógł zabrać ze sobą swoje dane po zakończeniu korzystania z programu.